[Info] Orientasi dan Pelatihan Karyawan

ORIENTASI  

Memberikan Orientasi Kepada Karyawan

Orientasi adalah aktivitas pengenalan individu terhadap organisasi, penyediaan landasan bagi karyawan baru agar mulai berfungsi secara efektif dan menyenangkan di pekerjaan yang baru.

Jenis-jenis kegiatan dalam orientasi dapat berupa :menjelaskan jam kerja dan hari libur, memperkenalkan karyawan baru dengan penyelia, penyelia akan menjelaskan sifat dari pekerjaan yang sebenarnya, memperkenalkan karyawan baru dengan para koleganya, memperkenalkan karyawan baru untuk mengenal tempat kerjanya, dan membantu mengurangi kegugupan pada hari pertama bekerja, àbuku panduan karyawan, baik yang tercetak maupun yang berbasis internet.

Tetapi lebih dari itu, orientasi membuat karyawan baru merasa diterima, betah dan menjadi bagian dari kelompok, dengan kata lain membuat calon karyawan baru merasa menjadi bahagian produktif dari tim sesegera mungkin. Orientasi memegang peranan yang sangat penting, tanpa informasi dasar tentang hal-hal seperti : peraturan dan  kebijakan perusahaan, maka karyawan baru dapat melakukan kesalahan dalam waktu yang lama, atau bahkan kesalahan yang berbahaya à sehingga prestasi mereka dan prestasi perusahaan akan menurun.

Ada tiga masalah khusus yang dihadapi oleh karyawan baru, yaitu :

·         Masalah dalam memasuki sebuah kelompok, Karyawan baru bertanya-tanya apakah dia akan

(1) diterima oleh anggota kelompok lainnya,

(2) disukai,

(3) aman-yaitu bebas dari gangguan fisik dan psikologis.

Masalah ini haruslah dipecahkan sebelum dia merasa nyaman dan produktif di lingkungan baru.

·         Harapan yang naif. Organisasi lebih mudah menyampaikan informasi faktual mengenai gaji dan tunjangan, liburan, dan kebijakan perusahaan daripada norma karyawan (peraturan atau pedoman perihal perilaku yang dapat diterima). Kalangan karyawan harus diberitahu mengenai hal-hal tadi .

·         Lingkungan kerja yang pertama kalinya. Apakah lingkungan baru membantu atau mengambat karyawan baru untuk mencoba menanjak ke atas ? Dapatkah kolega-kolega kerja diharapkan mensosialisasikan karyawan baru terhadap standar pekerjaan yang dikehendaki ? Bagaimana dan mengapa penugasan pekerjaan pertama dipilih ? Apakah jelas bagi karyawan baru yang dapat diharapkannya agar keluar dari hal-hal tersebut ?

Tipe Orientasi

§  Induksi, yaitu tahap awal karyawan baru mempelajari apa yang akan dilakukan, dimana tempat meminta bantuan, apa peraturan, kebijakan, dan prosedur yang penting, dan seterusnya.

Dalam aktivitas ini karyawan baru biasanya mempelajari hal-hal berikut:

1.      Sejarah organisasi

2.      Deskripsi produk dan jasa yang dihasilkan organisasi

3.      Struktur, otoritas, dan hubungan tanggung jawab di dalam organisasi

4.      Hukum, peraturan, dan kebijakan menyangkut keselamatan kerja, jam makan siang, dan metode komunikasi formal

5.      Kebijakan sumber daya manusia yang meliputi kompensasi, tunjangan, dan jasa karyawan lainnya.

6.      Menjumpai rekan-rekan karyawan lain secepatnya

§  Sosialisasi, adalah proses yang berjangka panjang dimana karyawan baru mempelajari norma sistem nilai dan pola perilaku yang diharuskan organisasi dan kelompok.

Tujuan umum sosialisasi meliputi 3 aspek:

1.      Penguasaan keahlian dan kemampuan kerja

2.      Penerapan perilaku peran yang tepat

3.      Penyesuaian terhadap norma dan nilai-nilai kelompok kerja

PELATIHAN

            Pelatihan adalah proses mengajar keterampilan yang dibutuhkan karyawan baru untuk melakukan pekerjaannya.Pelatihan mengacu kepada metode yang digunakan untuk memberikan karyawan baru atau yang ada saat ini dengan keterampilan yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan dengan berhasil.

Tujuan Pelatihan

            Menurut pasal undang-undang ketenagakerjaan tahun 2003, pelatihan kerja diselenggarakan dan diarahkan untuk membekali, meningkatkan, dan mengembangkan kompetensi kerja guna meningkatkan kemampuan, produktivitas, dan kesejahteraan.

Tujuan-tujuan pelatihan pada intinya dapat dikelompokkan dalam:

·         Memperbaiki kinerja

·         Memutakhirkan keahlian para karyawan sejalan dengan kemajuan teknologi

·         Mengurangi waktu pembelajaran bagi karyawan baru agar kompeten dalam pekerjaan

·         Membantu memecahkan masalah operasional

·         Mempersiapkan karyawan untuk promosi

·         Mengorientasikan karyawan terhadap organisasi

·         Memenuhi kebutuhan pertumbuhan pribadi

Manfaat pelatihan

            Pelatihan mempunyai andil besar dalam menentukan efektivitas dan efisiensi organisasi. Beberapa manfaat nyata yang ditangguk dari program pelatihan dan pengembangan adalah:

·         Meningkatkan kuantitas dan produktivitas

·         Mengurangi waktu belajar yang diperlukan karyawan untuk mencapai standar kinerja yang dapat diterima

·         Membentuk sikap, loyalitas, dan kerja sama yang lebih menguntungkan

·         Memenuhi kebutuhan perencanaan sumber daya manusia

·         Mengurangi frekuensi dan biaya kecelakaan kerja

·         Membantu karyawan dalam peningkatan dan pengembangan pribadi mereka

Jenis Pelatihan

            Terdapat banyak pendekatan untuk pelatihan. Jenis-jenis pelatihan yang dapat diselenggarakan di dalam organisasi antara lain:

·         Pelatihan Keahlian, merupakan pelatihan yang sering dijumpai didalam organisasi. Program pelatihannya relative sederhana: kebutuhan atau kekurangan di identifikasi melalui penilaian yang jeli.

·         Pelatihan Ulang, subset pelatihan keahlian. Pelatihan ulang berupaya memberikan kepada para karyawan keahlian-keahlian yang mereka butuhkan untuk menghadapi tuntutan kerja yang berubah-ubah.

·         Pelatihan Lintas Fungsional, melibatkan pelatihan karyawan untuk melakukan aktivitas kerja dalam bidang lainnya selain dari pekerjaan yang ditugaskan.

·         Pelatihan Tim, tim adalah sekelompok individu yang bekerja sama demi tujuan bersama. Tujuan bersama inilah yang sesungguhnya menentukan sebuah tim, dan seandainyaanggota tim mempunyai tujuan-tujuan yang bertentangan atau konflik, efisiensi seluruh unit dapat terganggu.

·         Pelatihan Kreativitas, ada beberapa cara untuk mengajarkan kreativitas, yang semuanya berusaha membantu orang-orang dalam memecahkan masalah dengan kiat baru. Salah satu ancangan yang lazim diterapkan adalah brainstorming, dimana para partisipan diberikan peluang untuk mengeluarkan gagasan sebebas mungkin.

Strategi Pelatihan
            Dahulu pelatihan hanya menekankan pada keterampilan teknis, Saat ini pelatihan juga berperan penting dalam proses manajemen kinerja.
Di Amerika serangan pada WTC dan Pentagon, telah memicu perubahan dalam isi program pelatihan.
1. Banyak perusahaan mulai mengganti pola   pelatihan berdasarkan Web dan jarak jauh, dan secara signifikan mengurangi waktu perjalanan baik peserta maupun pelatih.
2. Banyak perusahaan mengubah pola pelatihannya berdasarkan keberagaman lintas budaya.
3. Banyak perusahaan memulai program baru untuk manajemen stress dan keamanan.

Model Sistem untuk Pelatihan

Tahap penilaian

Sebuah model yang memperlihatkan bagaimana program pelatihan harus disusun dari diimplementasikan. Gambar ini memperlihatkan tiga tahap yang harus tercakup dalam pelatihan :

Tahap penilaian kebutuhan dan sumber daya untuk pelatihan

              

Mengidentifikasi sasaran pelatihan

Membandingkan hasil pelatihan dengan kriteria yang digunakan

Memilih teknik pelatiahn dan prinsip proses pembelajaran

Pretest terhadap para petatar

Menyusun kriteria

Melaksanakan pelatihan

Memantau pelatihan

Tahap pelatihan dan pengembangan

Tahap evaluasi

 

Lima Langkah Proses Pelatihan Dan Pengembangan

Program pelatihan terdiri dari 5 langkah :

1. Analisis kebutuhan, yaitu mengetahui keterampilan kerja spesifik yang dibutuhkan, menganalisis keterampilan dan kebutuhan calon yang akan dilatih, dan mengembangkan pengetahuan khusus yang terukur serta tujuan prestasi.
2. Merencanakan instruksi, untuk memutuskan, menyusun dan menghasilkan isi program pelatihan, termasuk buku kerja, latihan dan aktivitas, misal : melalui pelatihan kerja langsung dan mempelajarinya dibantu dengan komputer.
3. Langkah validasi, dimana orang2 yang terlibat membuat sebuah program pelatihan dengan menyajikannya kepada beberapa pemirsa yang dapat mewakili.
4. Menerapkan program tsb, yaitu melatih karyawan yang ditargetkan
5. Langkah evaluasi, yaitu melakukan tindak lanjut, dimana manajemen menilai keberhasilan atau kegagalan program itu.

Pelatihan, Belajar Dan Motivasi

q   Pelatihan tidak akan bermanfaat, jika peserta tidak mendapat kemampuan atau motivasi untuk mendapatkan keuntungan darinya.

q   Perusahaan dapat melakukan beberapa langkah untuk meningkatkan motivasi belajar peserta

Ø   Pada awal pelatihan : berikan kilasan singkat bahan yang akan diberikan. Mengetahui gambaran keseluruhan akan memudahkan proses belajar

Ø   Gunakan beragam contoh yang telah dipahami

Ø   Aturlah informasi sehingga dapat menyajikannya secara logis, dan dalam urutan yang jelas

Ø   Gunakanlah hal-hal dan konsep yang telah dipahami oleh orang yang akan dilatih,

Ø  Gunakanlah sebanyak mungkin  bantuan visual.

Proses Transfer Keterampilan Menjadi Mudah (Mempermudah memindahkan keterampilan dan perilaku baru dari tempat pelatihan ke tempat kerja)

1. Memaksimalkan kesesuaian antara situasi pelatihan dan situasi pekerjaan

2. Berikan praktik yang memadai
3. Berikan tanda untuk setiap bentuk mesin dan langkah dalam prosesnya.
4. Arahkan perhatian orang yang dilatih kepada aspek yang penting dari pekerjaan
5. Berikanlah informasi awal yang baik

Memberikan Motivasi Kepada Orang Yang Belajar

1. Cara yang paling baik adalah dengan langsung melakukannya (praktek).
2. Orang yang dilatih akan belajar sangat baik, bila pelatih dengan cepat membuat respons yang benar, dengan memberikan pujian cepat

3.  Orang yang dilatih akan belajar sangat baik, berdasarkan langkah/kecepatan mereka     sendiri, biarkan mereka melangkah sesuai dengan kecepatan mereka sendiri

4.  Timbulkan minat terhadap pelatihan tsb. Sebelum pelatihan, manajer harus menginformasikan kepada yang akan dilatih mengenai mengapa mereka didaftarkan pada pelatihan ini, apa yang diharapkan untuk mereka pelajari dan bagaimana mereka dapat menggunakannya

5.  Jadwal pelatihan juga penting : mis, Kurva belajar menurun pada siang hari, pelatihan sehari tidak seefektif setengah hari atau ¾ hari.

Menganalisis Kebutuhan Pelatihan

            Bagaimana menganalisis kebutuhan pelatihan bergantung kepada apakah kita melatih karyawan baru atau karyawan lama.

1.      Jika yang dilatih karyawan baru, tentukanlah apa yang dibutuhkan pekerjaan itu dan memecahkannya menjadi subtugas, kemudian masing2 sub tugas diajarkan kepada karyawan baru tsb.

2.      Jika yang akan dilatih adalah karyawan lama, maka akan lebih sulit karena kita mempunyai tugas tambahan, yaitu memutuskan apakah memang pelatihan adalah solusinya. Contohnya : prestasi mungkin menurun disebabkan karena standar kerja yang tidak jelas atau karena karyawan tidak dimotivasi. Beberapa pelatih menggunakan software analitis khusus untuk mendiagnosa kesenjangan kinerja dan sebab-sebabnya.

Analisis Tugas : Penilaian Kebutuhan  (Pelatihan Untuk Karyawan Baru)

Ø  Khusus untuk karyawan tingkat rendah : Biasanya  perusahaan mempekerjakan orang yang tidak berpengalaman, kemudian melatih mereka. Sasarannya adalah memberikan karyawan baru keterampilan dan  pengetahuan yang mereka butuhkan untuk melakukan   pekerjaan.

Ø  Analisis tugas : Suatu studi yang rinci tentang pekerjaan untuk menentukan keterampilan khusus apa yang dibutuhkan dalam pekerjaan. Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan sangat membantu dalam hal ini.

Ø  Beberapa perusahaan melengkapi deskripsi dan spsifikasi pekerjaan dengan formulir catatan analisis tugas. Formulir ini menggabungkan informasi mengenai tugas2 dan keterampilan yang berguna untuk menetapkan persyaratan pelatihan.

Ø  Daftar tanggung jawab dan keterampilan khusus akan menjadi referensi dasar dalam menentukan  pelatihan yang  dibutuhkan. Selain itu dapat juga dengan meninjau standar kinerja, pelaksanaan pekerjaan dan menanyakan nya pada karyawan yang melaksanakan pekerjaan tsb serta penyelianya.

Analisis Prestasi : Penilaian Kebutuhan Pelatihan Karyawan Lama

Ø  Langkah pertama : biasanya membandingkan kinerja  seseorang dengan yang ideal.

Ø  Membedakan antara permasalahan tidak dapat dan tidak mau, merupakan inti permasalahan dari analisis prestasi.

§  Bila permasalahannya tidak dapat, temukan  penyebab khususnya.

§  Bila masalahnya tidak mau, maka sebenarnya karyawan  dapat melakukan pekerjaan dengan baik bila mereka mau, mungkin perusahaan harus mengubah sistem penghargaannya.

§  Bila pelatihan solusinya, maka perusahaan harus menentukan tujuan, dalam tujuan ditentukan apa yang harus dicapai oleh orang yang dilatih selama menyelesaikan program pelatihan tsb.

§  Misalnya : memperbaiki mesin fotocopi dalam 30 menit, memprogram situs web sederhana dalam waktu setengah hari, menjual lima thema iklan per minggu dsb.

Ada 4 karakteristik perusahaan yang menyelenggarakan praktik pelatihan yang paling efektif:

1.      Manajemen puncak memiliki komitmen terhadap pelatihan dan pengembangan; pelatihan merupakan bagian dari kultur perusahaan.

2.      Pelatihan bertalian dengan tujuan dan strategi bisnis dan terkait erat dengan hasil laba usaha.

3.      Terdapat pendekatan yang sistematik dan komprehensif terhadap pelatihan; pelatihan dan pengembangan dilaksanakan di semua lapisan organisasi secara berkesinambungan.

4.      Terdapat komitmen untuk menginvestasikan sumber daya yang perlu guna menyediakan waktu dan dana yang memadai bagi pelatihan. 

Metode Pelatihan

Ada beberapa metode yang digunakan perusahaan untuk pelatihan :

1. On-The-Job Training

·         Melatih seseorang untuk mempelajari pekerjaan sambil mengerjakannya. Setiap karyawan dari level bawah sampai direktur perusahaan, melakukan OJT saat mereka bergabung dalam  perusahaan. OJT merupakan satu2nya metode pelatihan yang tersedia di banyak perusahaan.

·          Jenis OJT yang paling dikenal adalah : metode coaching (membimbing) atau understudy (sambil belajar). Disini seorang pekerja yang telah berpengalaman atau penyelia ditugaskan untuk melatih karyawan.

Berbagai bentuk dari OJT dapat dijumpai di perusahaan :

·          Pada level bawah, pekerja yang dilatih dapat memperoleh    keterampilan dengan mengamati penyelianya

·          Seorang calon CEO dapat bekerja selama setahun sebagai asisten dari CEO yang sekarang

·          Rotasi pekerjaan pada interval yang terencana.

·          Tugas khusus, juga memberikan pengalaman langsung kepada para eksekutif tingkat rendah.

OJT memiliki beberapa keunggulan :

Ø  Metode ini tidak mahal, orang yang dilatih sambil bekerja

Ø  Tidak membutuhkan fasilitas dari luar kantor spt : ruang kelas atau peralatan belajar tertentu.

Ø  Orang yang dilatih belajar sambil melakukannya akan mendapat umpan balik yang cepat atas prestasi mereka.

Ø  Disamping itu ada hal yang penting harus diperhatikan jika menggunakan OJT :

1.      Latihlah para pelatih dengan hati2 (biasanya penyelia dari karyawan).

2.      Berikan bahan pelatihan yang diperlukan, mis : para pelatih harus mengetahui prinsip2 belajar dan langkah2 pembelajaran

3.      Harapan yang rendah dari pelatih dapat diterjemahkan menjadi prestasi yang buruk dari orang yang dilatih (efek golem).

4.      Orang yang melatih harus menekankan harapan yang tinggi untuk keberhasilan orang-orang yang dilatih.

2. Magang

Magang adalah suatu proses terstruktur, melalui kombinasi dari pelatihan di kelas dan pelatihan langsung di pekerjaan.

3. Belajar Informal

Sekitar 80% dari yang dipelajari karyawan mengenai suatu pekerjaan diperoleh dari pelatihan informal, termasuk dalam hal ini melaksanakan pekerjaan sehari-hari dan berkolaborasi dengan kolega mereka.

4. Job Instruction Training

Membuat urutan tugas setiap pekerjaan dan hal penting lainnya untuk memberikan langkah-langkah pelatihan secara bertahap kepada karyawan.

5. Pengajaran

Pengajaran merupakan cara yang cepat dan sederhana untuk memberikan pengetahuan kepada sekelompok orang yang akan dilatih.

6. Pelajaran yang Terprogram

Merupakan metode belajar sendiri, yang terdiri dari

tiga bahagian :

Ø  Menyajikan pertanyaan, fakta atau permasalahan kepada orang yang belajar.

Ø  Mengizinkan orang tsb untuk memberikan respons

Ø  Memberikan timbal balik untuk mendapatkan jawaban yang akurat.

Ø  Medianya dapat berupa : buku teks, komputer atau internet

7. Teknik pelatihan Kemampuan Membaca dan Menulis
8. Pelatihan dengan Perlatan Audiovisual Pelatihan dengan Simulasi

Teknik pelatihan dengan menggunakan audiovisual, spt : film, powerpoint, video konferensi, kaset audio dan kaset video dapat sangat efektif dan telah luas digunakan.

9.   Pelatihan Dengan Simulasi

q  Sebuah metode dimana orang2 yang dilatih belajar dengan peralatan yang sebenarnya atau dengan simulator yang akan digunakan dalam pekerjaan, tetapi sebenarnya mereka dilatih diluar pekerjaan. Hal ini diperlukan karena terlalu mahal atau terlalu berbahaya melatih karyawan pada pekerjaan yang sebenarnya.

q  Saat ini pelatihan simulasi berbasis komputer semakin banyak digunakan, hal ini telah membuat revolusi dalam pelatihan. Metode spesifik ini termasuk :

1.      Pelatihan berbasis komputer

2.      Sistem pendukung elektronik dan

3.      Pelatihan Jarak Jauh Berbasis Internet (Portal Pembelajaran)

Tanggung Jawab Pelatihan

Tanggung jawab utama atas pelatihan dan pengembangan diemban bersama oleh manajemen puncak, departemen sumber daya manusia, penyelia langsung, dan karyawan.

Tanggung jawab atas pelatihan dan pengembangan

Manajemen puncak (dukungan dan anggaran)

Departemen SDM atau departemen pelatihan dukungan staf & pedoman

Karyawan (minat dan motivasi

Penyelia langsung (pedoman dan pelatihan)

 

                                                                                                                                              

Ø  Manajemen puncak, komitmen pejabat eksekutif kepala dan manajemen puncak sangatlah penting bagi berlangsungnya pelatihan yang efektif di seluruh organisasi.

Ø  Departemen Sumber Daya Manusia, Depatemen Sumber Daya Manusia pada intinya melakukan fungsi penunjang.

Ø  Penyelia Langsung, setiap penyelia langsung karyawan dan orang-orang dalam hierarki yang lebih tinggi mempunyai tanggung jawab langsung untuk memastikan bahwa terjadi pelatihan dan pengembangan.

Ø  Karyawan, Kendatipun spesialis sumber daya manusia dan manajer lini harus memfasilitasi dan mengelola proses pelatihan dan pengembangan, tanggung jawab utama pelatihan berada di tangan individu.

PENGEMBANGAN MANAJEMEN

q  Pengembangan manajemen adalah usaha untuk meningkatkan prestasi manajemen dengan menanamkan pengetahuan, perubahan perilaku atau peningkatan keterampilan. Sasaran akhirnya adalah menguatkan prestasi perusahaan di masa depan.

q  Proses pengembangan manajemen umum terdiri dari :

1.      Menilai kebutuhan strategis perusahaan (mis : untuk mengisi lowongan eksekutif mendatang, untuk mendorong sifat kompetitif).

2.      Menilai prestasi manajer

3.      Mengembangkan manajer dan calon manajer

·         Beberapa program pengembangan diterapkan untuk seluruh perusahaan,  melibatkan semua atau sebahagian besar manajer baru (calon manajer).

·         Dilakukan melalui à Rotasi melalui beragam penugasan dan pengalaman pendidikan dengan sasaran ganda, mengetahui potensi manajer, kemudian perusahaan dapat memasukkan kandidat yang superior kedalam jalur cepat untuk masuk ke tingkat senior.

·         Program lain bertujuan untuk mengisi posisi tertentu, spt : CEO. Biasanya hal ini melibatkan perencanaan suksesi, yaitu proses yang dilalui perusahaan untuk merencanakan dan mengisi lowongan tingkat senior

On-the-Job-Training Managerial

q  Metode ini terdiri dari : Rotasi pekerjaan, pendekatan  belajar sambil  dibimbing dan action learning.

Ø  Rotasi  Pekerjaan : Teknik pelatihan manajemen dengan cara memindahkan orang yang dilatih dari departemen satu ke departemen lain untuk memperluas pengalamannya dan mengenal kekuatan dan kelemahan dirinya.

Ø  Pendekatan Belajar Sambil Dibimbing : Orang yang dilatih bekerja secara lngsung dengan seorang manajer senior atau dengan orang yang akan digantikannya. Orang yang akan digantikannya bertanggung jawab untuk membimbing dan secara perlahan melepas bimbingan tsb agar orang yang dilatih mampu melaksanakan pekerjaan tsb secara mandiri.

Ø  Belajar bertindak (action learning) : teknik pelatihan dimana calon manajemen diizinkan untuk bekerja penuh untuk menganalisis dan menyelesaikan permasalahan di departemen lain.

Ø  Wawasan Riset : Suatu pandangan bagi para manajer untuk  merubah persepsi terhadap suatu kondisi/keadaan yang masih memerlukan pengkajian melalui penelitian lebih lanjut (misalnya : ketidak mampuan wanita untuk mencapai manajemen puncak, kemungkinan bahwa wanita dapat menjadi manajer yang lebih baik dari pria masih memerlukan penelitian lebih lanjut).

Pelatihan Diluar Pekerjaan Dan Teknik Pengembangan

1.      Metode Studi Kasus : metode pengembangan dimana manajer diberikan deskripsi tertulis tentang masalah organisasi untuk diteliti dianalisis dan dipecahkan.

2.  Permainan Manajemen : Sebuah teknik pengembangan dimana kelompok-kelompok manajer bersaing dengan membuat keputusan terkomputerisasi mengenai situasi simulasi tetapi realistis.

3.  Seminar di Luar : Banyak perusahaan dan universitas yang menawarkan seminar dan konferensi pengembangan manajemen dengan menggunakan Web dengan berbagai materi yang dapat dipilih sendiri.

4.   Program Yang Terkait Dengan Universitas : banyak universitas yang menyediakan program pendidikan eksekutif dan pendidikan lanjutan, spt : kepemimpinan, supervisi dan sejenisnya.

5.   Permainan Peran : teknik pelatihan dimana orang yang dilatih memerankan satu bahagian dalam situasi manajemen yang realistis. Tujuannya menciptakan situasi realistis dan orang yang dilatih berperan sebagai salah satu tokoh dalam situasi tsb.

 6. Pembuatan Model Perilaku : terdiri dari langkah-langkah:

·         Pembuatan model : orang yang dilatih memperhatikan film atau rekaman video yang berisi model perilaku yang efektif dalam sebuah situasi tertentu.

·         Permainan peran : orang yang dilatih diberi peran untuk memainkan dalam situasi simulasi.

·         Penguatan sosial : pelatih memberikan penguatan dalam bentuk pujian dan umpan balik yang membangun.

·         Pemindahan latihan : akhirnya, orang2 yang dilatih tsb didorong untuk menerapkan keterampilan baru saat mereka kembali ke  pekerjaan

7.  Universitas Perusahaan Dan Pusat Pengembangan Dalam Kantor Banyak perusahaan besar mendirikan pusat pengembangan di dalam perusahaan sendiri.

8.  Pelatih Eksekutif : Banyak perusahaan menggunakan pelatih eksekutif untuk mengembangkan efektivitas manajer puncak mereka.

Mengelola Perubahan dan Mengembangkan  Keorganisasian

Membantu perusahaan mengelola perubahan adalah masalah utama bagi para Manajer Sumber Daya Manusia.

    Apa yang diubah?

Secara umum ada 5 aspek yang dapat diubah :

q   Strategi

q   Budaya

q   Struktur

q   Teknologi

q   Sikap serta Keahlian Karyawan

Ø  Para manajer dan manajer SDM harus terbiasa dengan teknik2 yang dapat digunakan untuk membawa perubahan dalam organisasi, hal ini membutuhkan pemahaman tentang tiga hal, yaitu :

1.      Bagaimana mengatasi resistensi terhadap perubahan

2.      Bagaimana memimpin perubahan organisasional

3.      Bagaimana menggunakan teknik yang dikenal sebagai pengembangan organisasi.

Mengatasi Resistensi Terhadap Perubahan Proses

Sering bagian terpelik dari mengimplementasikan perubahan organisasional adalah mengatasi resistensi karyawan terhadap perubahan tersebut. Perubahan dapat jadi membutuhkan kerja sama dari lusinan bahkan ratusan manajer dan penyelia, yang banyak dari mereka mungkin memandang perubahan sebagai sesuatu yang cenderung mengancam posisi mereka dan ketenangan pikiran mereka.

 Psikolog kurt lewin telah memformulasikan penjelasan klasik dari bagaimana mengimplementasikan perubahan dalam menghadapi resistensi ini. Proses perubahan lewim terdiri dari tiga tahap:

1.      Melelehkan (unfreezing). Melelehkan berarti mengurangi kekuatan yang berjuangan untuk mempertahankan status quo,biasanya dengan memakai provokasi yang membuat orang-orang mengetahui adanya kebutuhan terhadap perubahan dan mencari solusi baru.

2.      Menggerakan (moving). Menggerakkan berarti mengembangkan perilaku, nilai dan sikap yang baru, kadang  kala melalui perubahan-perubahan struktural dan kadang-kadang melalui sejumlah perubahan mendasar SDM dan pengembangan. Intinya untuk mengubah perilaku orang.

3.      Pembekuan kembali (refreezing). Organisasi akan cenderung ke kebiasaan lama kecuali jika kita mendorong perubahan tersebut. Dengan “pembekuan kembali” organisasi ke dalam titik equilibrium yang baru. Secara spesifik, dengan cara mengimplementasikan system dan prosedur baru (seperti kompensasi dan proses penilaian baru) untuk mendukung dan memelihara perubahan tersebut.

Bagaimana Memimpin Perubahan : Ada 10 Tahap :

1.      Membangun rasa bahwa hal ini sangat penting. Membentuk kepedulian untuk berubah, hampir semua pemimpin revolusioner memulainya dengan menciptakan rasa bahwa hal ini sangat penting. Tahap ini sangat membutuhkan kretivitas.

2.      Memobilisasi komitmen melalui diagnosis gabungan dari berbagai masalah. Yaitu membuat tim untuk mendiagnosis masalah lalu membuat strategi ulang untuk menghadapinya.

3.      Menciptakan koalisi terarah, maksudnya bekerja sama dengan pemimpin lain untuk di jadikan mentor untuk membimbing dalam proses perubahan tersebut.

4.      Mengembangkan visi bersama. Pembaruan organisasional juga membutuhkan visi kepemimpinan yang baru, “pernyataan umum mengenai arah yang direncanakan yang membawa perasaan emosional dalam diri anggota organisasi”

5.      Mengomunikasikan visi. Sehingga perubahan tersebut tidak menjadi angin lalu dan isu belaka, sehingga perlunya mengomunikasikannya. Elemen kunci untuk melakukannya.

·         Jadikan tetap sederhana.

·         Memanfaatkan berbagai forum.

·         Menggunakan pengulangan.

·         Memimpin dengan contoh.

6.      Membantu karyawan untuk melakukan perubahan, seperti memberikan pelatihan, menambah input perusahaan, atau sekedar menjadi mentornya sehingga timbul rasa semangat untuk berubah.

7.      Membangkitkan pemenang jangka pendek, intinya membuat targetan kecil sehingga semua orang tahu mesti berbuat apa.

8.      Mengonsolidasikan pencapaian dan menghasilkan lebih banyak perubahan. Pemenang jangka pendek seperti ini dapat memuncullkan kredibelitas untuk bergerak maju, untuk mengubah system, struktur dan kebijakan yang tak sesuai dengan visi baru perusahaan. Jadi pemimpin harus mempekerjakan dan mempromosikan orang baru sehingga terjadi perubahan terus menerus.

9.      Menetapkan cara baru dalam melakukan berbagai hal dalam budaya perusahaan. Perubahan tidak akan terjadi jika nilai-nilai bersama karyawan tetap menekankan kepentingan diri sendiri, dominasi kelompok tertentu, dan prilaku birokrat. Jadi, harus lebih menjadi contoh dan mengomunikasikan nilai peusahaan.

10.  Mengawasi kemajuan dan menyesuaikan visi sesuai kebutuhan.

Memanfaatkan Pengembangan Organisasional (OD)

Pengembangan organisasi adalah pendekatan khusus bagi perubahan  organisasi di mana karyawan sendiri yang memformulasikan perubahan  yang dibutuhkan dan mengimplementasikannya, sering dengan bantuan  konsultan profesional. Khususnya dalam perubahan besar, proses OD hampir selalu ditangani melalui SDM.

OD memiliki beberapa karakteristik yang baik, yang membuatnya menjadi pendekatan yang baik untuk perubahan organisasi.

Ø   OD biasanya melibatkan penelitian tindakan

Ø   OD mengaplikasikan pengetahuan ilmu perilaku untuk meningkatkan efektivitas organisasi

Ø   OD mengubah sikap, nilai-nilai dan kepercayaan karyawan sehingga  karyawan sendiri dapat mengidentifikasi dan mengimplementasikan perubahan teknis, prosedural, budaya, dan struktural atau perubahan lain yang dibutuhkan untuk meningkatkan fungsi perusahaan.

Ø   OD mengubah organisasi dalam arah tertentu melalui perbaikan  penyelesaian masalah, responsivitas, kualitas pekerjaan dan efektivitas.

Terdapat empat kategori dasar dari aplikasi OD :

1. OD – Proses Manusia : tujuan pertamanya adalah meningkatkan keterampilan hubungan antar manusia.
2. OD – Teknostruktural : Para praktisi OD juga semakin terlibat dalam perubahan struktur, metode dan merancang pekerjaan di perusahaan dengan menggunakan berbagai teknik teknostruktural
3. OD – Manajemen Sumber Daya Manusia : Para praktisis OD semakin banyak menggunakan penelitian tindakan untuk memampukan karyawan menganalisis dan mengubah praktek personalia perusahaan mereka.
4. OD – Aplikasi Strategi : Program OD menyeluruh dari organisasi yang bertujuan mencapai kesesuaian di antara strategi, struktur, budaya dan lingkungan luar perusahaan. Cara ini terdiri dari empat tahap :
1.  Para manajer dan karyawan menganalisis strategi saat ini dan desain organisasional.
2.  Memilih strategi dan desain organisasional yang diinginkan
3.  Merencanakan perubahan strategis, dari yang lama ke yang baru.

Tim tersebut mengawasi pengimplementasikan rencana perubahan strategi dan meninjau hasil-hasilnya untuk memastikan bahwa mereka melakukan serangkaian tindakan yang terncana.

Terdapat 4 kategori dasar dari aplikasi OD: proses manusia, teknostruktural, menejemen sumber daya manusia, dan aplikasi strategi.

Aplikasi manusia, teknik OD pertama, tujuan pertama meningkatkan keterampilan hubungan antarmanusia. Tujuannya untuk memberikan karyawan wawasan dan keterampilan yang diperlukan untuk menganalisis diri sendiri dan orang lain dengan lebih efektive jadi mereka dapat menyeleseikan masalah antar pribadi dan kelompok.

Intervensi teknostruktur, para praktisi OD semakin terlibatdalam perubahan struktur, metode, dan merancang pekerjaan di perusahaan. Secara umum berfokus secara langsung pada peningkatan produktivitas dan efisiensi.

Aplikasi manajemen sumber daya manusia, para praktisi OD semakin banyak menggunakan penelitian tindakan untuk memampukan karyawan menganalisis dan mengubah prakti personalia.

Aplikasi OD strategis, yaitu program OD menyeluruh dari organisasi yang bertujuan mencapai kesesuaian di antara strategi, struktur, budaya, dan lingkaran luar perusahaan.

                                

MENGEVALUASI USAHA PELATIHAN

v  Reaksi Partisipan Terhadap Program

v  Apa yang telah dipelajari dari program tsb

v  Bagaimana perubahan perilaku mereka pada pekerjaan sebagai hasil dari program tersebut.

q  Terdapat 2 permasalahan dasar saat mengevaluasi program pelatihan

Ø  Merencanakan studi evaluasi : Biasanya dengan membandingkan sebelum dan sesudah dilaksanakan pelatihan dari sebuah kelompok pengendali.

Ø  Apa yang seharusnya diukur ?

Tingkat evaluasi pelatihan

Evaluasi membutuhkan adanya penilaian dampak prigram terhadap perilaku dan sikap dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Pengukuran efektivitas pelatihan meliputi penilaian:

Ø  Reaksi,bagaimana perasaan partisipan terhadap program

Ø  Belajar, pengetahuan, keahlian, dan sikap yang diperoleh sebagai hasil penelitian

Ø  Perilaku, perubahan yang terjadi pada pekerjaan sebagai akibat pelatihan

Ø  Hasil, dampak pelatihan pada keseluruhan efektivitas orgainsasi atau pencapaiannya pada tujuan organisasional.

DAFTAR PUSTAKA

Dessler, Gary. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia ( Edisi ke-10 ). Jakarta Barat : Indeks.

Simamora, Henry. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia ( Edisi ke-3 ). Yogyakarta : STIE 

     YPKN